Le laboratoire de numérisation des manuscrits permet l’obtention d’une image numérique de l’ensemble du contenu des manuscrits en vue de leur conservation. Le processus de numérisation se déroule en trois (03) phases :

• La Numérotation ou la Pagination des Manuscrits :

Les agents  rangent et numérotent chaque page du manuscrit. La particularité de ces agents est qu’ils sont arabophones, ce qui leur permet de lire souvent, si nécessaires, les différentes pages afin de s’assurer qu’elles sont successives.

• La saisie dans les bases de données :

Il s’agit de la saisie des références de chaque manuscrit. Ces références ont été préalablement écrites manuellement par les agents concernés par le répertoire. Elles portent généralement sur cinq éléments du manuscrit : le numéro du manuscrit, le thème, l’auteur, l’état physique du manuscrit et le nombre de Folios ou de pages. La fiche tirée à partir de ces données saisies sera numérisée avec le manuscrit.

• La Numérisation :

Il s’agit de la capture numérique du manuscrit page par page. Le responsable du labo de numérisation à pour mission :

• la vérification des manuscrits numérisés,
• le retrait / le dépôt des manuscrits de/dans la salle de saisie des bases de données pour le laboratoire ;
• la distribution des manuscrits par studio,
• la saisie des numéros et des références à coller sur l’échelle grise,
• l’enregistrement des données des manuscrits numérisés dans un registre,
• le stockage des données numérisées sur les disques durs externes et sur le serveur local
• l’aménagement quotidien des studios avant le démarrage de la numérisation.

Le matériel de numérisation des manuscrits comprend: l’ordinateur, l’appareil photo, le dispositif d’éclairage (la lampe/flash), le souffleur manuel, le support de suspension de la caméra (composé de colonne et de plateau), et la règle, appelée Echelle Grise.

Cette étape  consiste à photographier toutes les pages du manuscrit à partir d’un ordinateur auquel est relié un appareil photo et deux lampes ou flashes. On dépose la page du manuscrit sur le plateau, puis on place en haut une échelle grise sur laquelle sont collées une flèche d’orientation et une étiquette qui mentionne le nom abrégé de la bibliothèque et le numéro du manuscrit. Cette échelle permet d’apprécier la qualité (netteté et calibration) de l’image. On photographie d’abord toutes les pages recto ; puis toutes les pages verso du manuscrit. Ces photographies sont réalisées à l’aide de deux logiciels de capture d’image et d’un logiciel de nommage de fichiers images qui  permet de classer dans l’ordre, les pages du manuscrit à la fin d’un processus de numérisation.

Les images numériques sont compressées sous deux formats,:

• le format RAW (Brut), caractérisé par sa taille lourde et sa convertibilité vers d’autres formats de fichier image (TIFF, JPEG, BMP, GIF, PNG), car c’est un format de compression sans perte gardant le maximum d’information pour prévoir tous les usages.
• le format JPEG qui est un format de compression avec perte, permettant d’obtenir des images plus légères, plus portables pour permettre les échanges et moins gourmandes en espace de stockage.

Les manuscrits numérisés seront conservés sur des disques durs externes et un serveur local en attendant leur prochaine exploitation.